Termos e condições

1. Identificação das partes e definições

Estes Termos e condições (doravante, os “Termos”) regulam o contrato de prestação do serviço ImmigraFlow entre:

• O Prestador: Antonio Samuel Martín Polo, pessoa física que atua com o nome comercial Autonomio e oferece a Plataforma com a marca ImmigraFlow. NIF: 50555557Q. Endereço: Calle de las Laderas 16B, 28490 Becerril de la Sierra, Madrid, España. E-mail: hello@immigraflow.io. São os mesmos dados que constam do Aviso legal.
• O Escritório: o escritório de advocacia, a sociedade profissional ou o profissional que contrata a Plataforma para sua atividade profissional. Quem cadastra ou contrata a conta em nome do Escritório declara ter poderes para obrigá-lo.

O ImmigraFlow é oferecido exclusivamente a profissionais e empresas. O Escritório contrata no exercício de sua atividade profissional e não tem a condição de consumidor, motivo pelo qual não se aplica a este contrato a legislação de proteção dos consumidores e usuários.

Nestes Termos, as seguintes expressões têm o significado indicado:

• Plataforma: o software ImmigraFlow acessado por meio do Site: o painel do Escritório, o portal do cliente, as páginas de captação, assinatura, pagamento e envio de documentos que o Escritório compartilha com seus clientes, e a extensão Mercurio.
• Site: immigraflow.io e seus subdomínios.
• Usuário: cada pessoa a quem o Escritório dá acesso à sua organização na Plataforma (sócios, advogados, pessoal administrativo ou colaboradores). O Escritório responde pelo uso que seus Usuários fizerem.
• Cliente do Escritório: cada pessoa ou empresa a quem o Escritório presta seus serviços e cujos dados o Escritório insere na Plataforma, ou que acessa o portal do cliente mediante convite do Escritório. Os Clientes do Escritório não são parte deste contrato.
• Dados do Escritório: todas as informações que o Escritório, seus Usuários ou os Clientes do Escritório inserem na Plataforma, incluindo documentos.
• Contrato de tratamento de dados: o Contrato de tratamento de dados, que faz parte destes Termos (seção 11).

2. Descrição dos serviços

O ImmigraFlow é uma plataforma SaaS (software como serviço) para escritórios que cuidam de processos de imigração. É uma ferramenta de software: o Prestador não presta assessoria jurídica nem representa ninguém perante a Administração. Os serviços incluem:

2.1. Plataforma de gestão para escritórios

• Gestão de processos: acompanhamento de clientes e processos de imigração em um quadro visual.
• Revisão e organização de documentos: documentos por processo, com controle das datas de vencimento. A leitura automática com IA dos dados de um documento ao enviá-lo está incluída nos planos Scale e Enterprise; nos demais planos, com o módulo Leitura de documentos com IA (seção 5.2).
• Google Drive, OneDrive ou Dropbox: cópia dos documentos do processo no Google Drive, no OneDrive (Microsoft 365) ou no Dropbox, à escolha do Escritório e um dos três por vez. A Plataforma copia os documentos do processo para a pasta do Escritório na nuvem conectada. Com o OneDrive e com o Dropbox, o processo mostra também o que o Escritório guarda nessa pasta; com o Google Drive, o processo mostra somente os documentos enviados pela Plataforma. Incluída em todos os planos.
• Mensagens unificadas: comunicação com os clientes por e-mail e pelo portal do cliente. O canal de WhatsApp está incluído nos planos Growth, Scale e Enterprise e rege-se pelas condições específicas da seção 9.
• Faturamento e cobranças: emissão de faturas com VeriFactu e cobranças dos clientes do Escritório por meio do Stripe Connect.
• Marca do escritório: logotipo, cores e nome do Escritório no portal do cliente, nas telas de assinatura e de pagamento e nos e-mails para seus clientes, em todos os planos. Não inclui domínio próprio.
• Gestão de equipes: funções e permissões (administrador, advogado, assistente), incluindo o que cada função vê e as seções do menu, em todos os planos. As análises avançadas estão disponíveis a partir do plano Scale.

2.2. Captação de clientes (landing page e formulário de captação)

• Landing page personalizável: cada Escritório dispõe de uma página web com sua marca e um formulário de captação integrado.
• Formulário de captação: as pessoas que preenchem o formulário são criadas automaticamente como novos processos no painel do Escritório.
• Incluído em todos os planos: a landing page e o formulário de captação estão disponíveis sem custo adicional em todos os planos.

2.3. Funções de inteligência artificial

A Plataforma inclui funções baseadas em inteligência artificial:

• Em todos os planos: resumo de um processo, consulta da legislação a partir de um requisito do processo, rascunhos de petições a partir de um documento e tradução das mensagens entre o Escritório e seus clientes.
• Nos planos Scale e Enterprise, e nos demais planos com o módulo correspondente (seção 5.2): a leitura com IA dos documentos ao serem enviados.
• Nos planos Growth, Scale e Enterprise, e no Starter com o módulo correspondente (seção 5.2): o assistente que responde aos Clientes do Escritório dúvidas gerais sobre procedimentos de imigração com base na legislação oficial. Ele fica desativado até que o Escritório o ative.

O resumo de processos, a consulta da legislação, os rascunhos e o assistente para clientes têm um limite mensal de uso conforme o plano. Ao atingi-lo, essas funções deixam de estar disponíveis até o mês seguinte, sem nenhuma cobrança adicional.

3. Cadastro e contas de usuário

• O cadastro é necessário para acessar a Plataforma. Cada Escritório cria uma organização e convida seus Usuários.
• O Escritório, por meio de seus administradores, gerencia os acessos de seus Usuários e responde pela veracidade dos dados da organização.
• Cada Usuário se compromete a fornecer informações verdadeiras, completas e atualizadas, e é responsável pela confidencialidade de suas credenciais de acesso, que são pessoais.
• O Escritório decide quais Clientes do Escritório acessam o portal do cliente e a quais informações.
• O Prestador se reserva o direito de suspender ou cancelar as contas que violarem estes Termos.

4. Obrigações do Escritório

O Escritório se compromete, por si e por seus Usuários, a:

• Utilizar a Plataforma de acordo com a lei, com estes Termos, com a boa-fé e com a ordem pública.
• Inserir na Plataforma somente dados e documentos que possa tratar licitamente, e informar seus clientes sobre o tratamento conforme o Contrato de tratamento de dados.
• Não utilizar a Plataforma para fins fraudulentos ou ilegais, nem enviar documentação falsificada.
• Não compartilhar as credenciais de acesso com terceiros.
• Não tentar acessar dados de outros escritórios.
• Não utilizar sistemas automatizados (bots, scrapers) para acessar a Plataforma, salvo as integrações que a própria Plataforma oferece.
• Manter atualizados seus dados de contato e de faturamento.

Uso do teste e do serviço. A conta de teste e o serviço são oferecidos para gerenciar os processos do Escritório. Não é permitido usá-los para copiar, reproduzir ou reconstruir o ImmigraFlow ou parte dele, nem para desenvolver um produto que concorra com ele, seja manualmente ou com ferramentas automatizadas (por exemplo, programas ou agentes que percorrem a aplicação de forma sistemática para extrair suas telas, textos, modelos ou funcionamento). Também não é permitido descompilar nem tentar obter o código-fonte, salvo nos casos que a lei permitir expressamente. Se o Prestador detectar esse uso, poderá encerrar a conta sem aviso prévio.

5. Preços e pagamentos

5.1. Planos

O ImmigraFlow oferece os seguintes planos para escritórios:

• Plano Starter (€ 99/mês), para quem trabalha sozinho: até 75 processos ativos ao mesmo tempo, usuários ilimitados, gestão de processos, clientes e documentos, controle de vencimentos, portal do cliente, assinatura eletrônica, formulários EX, extensão Mercurio, mensagens, marca do escritório, faturamento com VeriFactu, importação em massa, cópia de documentos no Google Drive, no OneDrive ou no Dropbox, landing page com formulário de captação e suporte por e-mail.
• Plano Growth (€ 199/mês), para quando você tem equipe: todas as funcionalidades do Starter, mais portal para empresas com a situação de seus funcionários e cadastro em massa de funcionários a partir de uma planilha, distribuição automática de processos e avisos dos que estão atrasados, envio de prazos e compromissos ao Google Calendar, canal de WhatsApp, respostas automáticas às dúvidas dos seus clientes (o Escritório as ativa), planos de pagamento e até 250 processos ativos ao mesmo tempo.
• Plano Scale (€ 299/mês), para um escritório organizado por áreas: todas as funcionalidades do Growth, mais leitura com IA dos documentos ao serem enviados para preencher o cadastro do cliente, fechamento trimestral para a gestoria, análises avançadas, suporte prioritário e processos ativos ilimitados.
• Plano Enterprise (preço sob medida), para redes de escritórios e várias sedes: todas as funcionalidades do Scale, mais integrações e personalização sob medida, montagem da rede de escritórios (coletivos e encaminhamento de processos) e treinamento personalizado.

5.2. Módulos

Os módulos podem ser contratados nos planos que não os incluem e são pagos à parte, por mês ou por ano. Cada módulo fica ativo enquanto sua linha continuar no plano contratado e os pagamentos do plano estiverem em dia:

• Leitura de documentos com IA (€ 39/mês): a IA lê os dados dos documentos ao serem enviados e os propõe para o cadastro do cliente. Incluída no Scale e no Enterprise.
• Respostas automáticas (€ 19/mês): um assistente que responde aos Clientes do Escritório dúvidas gerais sobre procedimentos de imigração com base na legislação oficial. Incluído no Growth, no Scale e no Enterprise. Em todos os casos, fica desativado até que o Escritório o ative nas configurações de sua organização.
• Fechamento trimestral (€ 19/mês): o pacote do trimestre para a gestoria do Escritório (faturas, despesas com NIF e comprovante, e um resumo de bases de cálculo, IVA, retenções e despesas adiantadas). Não é contabilidade nem apresenta impostos. Incluído no Scale e no Enterprise.

• O faturamento é mensal e se renova automaticamente. Também é oferecido faturamento anual, que equivale a dez mensalidades.
• Os preços não incluem o IVA, que é acrescentado quando cabível. Os preços podem variar e serão sempre mostrados antes da confirmação do pagamento.
• Todos os planos incluem landing page com formulário de captação de clientes sem custo adicional.

5.3. Processamento de pagamentos

Todos os pagamentos são processados pela Stripe, que cumpre os padrões de segurança PCI-DSS. O Prestador não armazena dados de cartões.

6. Cancelamento, reembolsos e dados ao término

• Os planos podem ser cancelados a qualquer momento pelo painel de gestão.
• O cancelamento do plano terá efeito ao final do período de faturamento em curso, e o período já pago não é reembolsado.
• Um módulo pode ser removido a qualquer momento: deixa de estar disponível imediatamente, e a parte não utilizada é creditada como saldo, que é descontado da próxima cobrança.
• Ao passar do faturamento mensal para o anual, o que restar do mês em curso é descontado da primeira cobrança anual.
• Se uma cobrança falhar, o Escritório pode continuar trabalhando normalmente durante 14 dias a partir da falta de pagamento, enquanto a cobrança é tentada novamente.
• Ao terminar o plano (por cancelamento, por falta de pagamento decorridos esses 14 dias ou ao vencer o período de teste sem contratação), a conta passa para o modo somente leitura: o Escritório e seus Usuários podem entrar, consultar, buscar e baixar os Dados do Escritório (os documentos de cada processo e a exportação de faturas), mas não criar, alterar, excluir nem enviar nada. O Escritório pode reativar o plano a qualquer momento.
• Os dados de uma conta em modo somente leitura são conservados nesse estado durante 12 meses a partir do término do plano. Decorrido esse prazo, a Plataforma os exclui automaticamente, salvo as faturas que o Escritório emitiu e seus registros VeriFactu, que ficam bloqueados durante 6 anos. O Prestador avisa por e-mail o titular e os administradores da conta com pelo menos 30 dias de antecedência, indicando a data da exclusão, e sem esse aviso não a executa. Se o Escritório reativar o plano antes, nada é excluído. O Escritório pode pedir a exclusão antes, a qualquer momento, escrevendo para hello@immigraflow.io, e o Prestador a executa em um prazo máximo de 30 dias e a confirma por escrito. Antes da exclusão, seja automática ou a pedido, o Escritório deve baixar o que quiser conservar.
• Salvo se o Escritório indicar outra coisa, ficam fora dessa exclusão, bloqueados durante 6 anos, as faturas que o Escritório emitiu pela Plataforma e seus registros de faturamento VeriFactu, que o Escritório é obrigado a conservar. O detalhamento está na cláusula 15 do Contrato de tratamento de dados.
• Os pedidos de reembolso ou as dúvidas sobre faturamento devem ser enviados para hello@immigraflow.io.

7. Propriedade intelectual

Todos os direitos de propriedade intelectual e industrial sobre a Plataforma e o Site, seu design, código-fonte, logotipos, marcas (incluída a marca ImmigraFlow) e conteúdos pertencem ao Prestador ou a terceiros que autorizaram seu uso. O Escritório pode usar a Plataforma enquanto durar seu plano, mas não adquire nenhum direito de propriedade intelectual pelo uso do serviço.

Os Dados do Escritório, incluindo documentos, continuam sendo do Escritório ou de seus titulares. O Prestador só os trata para prestar o serviço, conforme o Contrato de tratamento de dados.

8. Disponibilidade do serviço

O Prestador se empenha em manter a Plataforma disponível de forma contínua, mas não garante um funcionamento ininterrupto nem assume nenhum compromisso de nível de serviço ou de disponibilidade mínima. Poderão ocorrer interrupções por:

• Manutenção programada (será notificada com antecedência quando possível).
• Atualizações da Plataforma.
• Casos de força maior ou falhas de fornecedores externos.

9. Canal de mensagens por WhatsApp

A Plataforma permite que o Escritório ative, de forma opcional, um canal de mensagens por WhatsApp com seus clientes. Ele está incluído nos planos Growth, Scale e Enterprise (ver a seção 5.1). Esse canal se rege pelas seguintes condições específicas:

9.1. Natureza não oficial da integração

As mensagens por WhatsApp são prestadas por meio de uma integração não oficial que vincula o número designado pelo Escritório como dispositivo conectado. Nem o Prestador nem o ImmigraFlow são parceiros, revendedores nem fornecedores autorizados do WhatsApp LLC nem da Meta Platforms, Inc., nem são afiliados a elas ou endossados por elas. WhatsApp é marca da Meta Platforms, Inc.

9.2. Risco de bloqueio do número

9.3. Escolha do número e consentimento informado

• A escolha do número cabe ao Escritório. O Prestador recomenda expressamente utilizar um número secundário dedicado, e não a linha principal do Escritório. O Escritório assume as consequências de se afastar dessa recomendação.
• Antes de vincular um número, o Escritório deve aceitar de forma expressa a advertência de risco mostrada no painel. Essa aceitação fica registrada com data e versão.
• O Escritório é responsável por informar seus clientes sobre esse canal e por obter o consentimento deles para se comunicar por ele.

9.4. Disponibilidade e responsabilidade

• O canal é oferecido “no estado em que se encontra”, sem garantia de disponibilidade. Como o restante da Plataforma (seção 8), não está sujeito a nenhum compromisso de nível de serviço.
• A interrupção do canal não afeta a integridade dos processos: o histórico permanece na Plataforma e a comunicação continua pelo portal do cliente e por e-mail.
• O Prestador não responde pela perda do número nem dos contatos associados, sem prejuízo do previsto na seção 10 e da responsabilidade que não possa ser legalmente excluída.
• A integração pode ser desativada a qualquer momento pelo painel.

10. Limitação de responsabilidade

• O Prestador não garante o resultado de nenhum procedimento nem processo que o Escritório gerencie com a Plataforma. A decisão cabe à Administração competente, e a assessoria jurídica, ao Escritório.
• As informações mostradas pela Plataforma e os resultados das funções de IA têm caráter orientativo e não constituem assessoria jurídica (seção 2.3).
• O Prestador não será responsável por danos indiretos, incidentais ou consequenciais decorrentes do uso da Plataforma.
• A responsabilidade máxima do Prestador perante o Escritório limita-se ao valor pago pelo Escritório nos 12 meses anteriores ao fato que a originar.

As limitações deste item não excluem a responsabilidade por dolo nem aquela que não seja renunciável conforme a legislação espanhola. A responsabilidade em matéria de proteção de dados rege-se, além disso, pela cláusula 17 do Contrato de tratamento de dados.

11. Proteção de dados

Na Plataforma são tratados dois grupos de dados pessoais, com papéis distintos:

• Dados dos Clientes do Escritório e demais dados que o Escritório insere na Plataforma (processos, documentos, mensagens, faturas para seus clientes): o Escritório é o controlador (responsável pelo tratamento, na terminologia do RGPD) e o Prestador atua como operador (subcontratante, na terminologia do RGPD) por conta do Escritório, conforme o artigo 28 do Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD) e o artigo 33 da Lei Orgânica 3/2018 (LOPDGDD), lei espanhola de proteção de dados. Esse tratamento rege-se pelo Contrato de tratamento de dados, que faz parte destes Termos e que o Escritório aceita ao aceitá-los.
• Dados da conta do Escritório e de seus Usuários (identificação e contato, faturamento, uso da Plataforma e comunicações com o Prestador): o Prestador é o controlador, conforme explicado na Política de privacidade.

Se houver contradição entre estes Termos e o Contrato de tratamento de dados em matéria de proteção de dados, prevalece o Contrato de tratamento de dados.

12. Alterações dos Termos

O Prestador pode alterar estes Termos. As alterações serão notificadas aos Escritórios por e-mail com pelo menos 30 dias de antecedência. Se o Escritório não estiver de acordo, poderá cancelar seu plano antes que entrem em vigor; o uso continuado da Plataforma após essa data implica a aceitação dos novos Termos.

13. Reclamações

Para qualquer reclamação, o Escritório pode escrever para hello@immigraflow.io. O Prestador se compromete a responder em um prazo máximo de 30 dias. As partes tentarão resolver de boa-fé qualquer divergência antes de recorrer aos tribunais.

14. Legislação aplicável e jurisdição

Estes Termos regem-se pela legislação espanhola. Para qualquer controvérsia decorrente deles, as partes se submetem aos juízos e tribunais de Madri (Espanha).

15. Contato

Para qualquer dúvida sobre estes Termos e condições:

• Titular: Antonio Samuel Martín Polo (Autonomio), NIF 50555557Q
• Endereço: Calle de las Laderas 16B, 28490 Becerril de la Sierra, Madrid, España
• E-mail: hello@immigraflow.io
• Site: immigraflow.io