Política de privacidade

1. Controlador e abrangência

• Controlador (responsável pelo tratamento, na terminologia do RGPD): Antonio Samuel Martín Polo, que atua com o nome comercial Autonomio e a marca ImmigraFlow (doravante, o “Prestador”)
• NIF: 50555557Q
• Endereço: Calle de las Laderas 16B, 28490 Becerril de la Sierra, Madrid, España
• E-mail: hello@immigraflow.io
• Site: immigraflow.io

O ImmigraFlow é uma plataforma para escritórios que cuidam de processos de imigração. Esta política explica como o Prestador trata os dados dos quais é controlador: os dos escritórios que contratam o ImmigraFlow e de seus usuários, e os das pessoas que visitam o site ou entram em contato com o Prestador.

Os dados dos clientes de cada escritório (processos, documentos, mensagens) são decididos e controlados pelo escritório, que é o seu controlador. O Prestador os trata somente por conta do escritório, como operador (subcontratante, na terminologia do RGPD), conforme o Contrato de tratamento de dados. Se você é cliente de um escritório que usa o ImmigraFlow, é o escritório quem informa você sobre o tratamento dos seus dados e perante quem você pode exercer seus direitos (seção 8).

2. Dados que tratamos

2.1. Escritórios e seus usuários

• Identificação e contato: nome, e-mail, telefone e função de cada usuário; denominação, NIF e endereço do escritório.
• Acesso: credenciais de acesso (a senha é armazenada criptografada pelo provedor de autenticação) ou login com o Google.
• Faturamento do plano: plano, módulos, valores e situação dos pagamentos. Os pagamentos são processados pela Stripe; o Prestador não armazena dados de cartões.
• Suporte e comunicações: consultas, incidentes e conversas com o assistente de suporte.
• Uso da Plataforma: atividade e registros técnicos e, se o usuário aceitar os cookies de análise, dados de uso conforme a Política de cookies.

2.2. Visitantes e contatos

• Formulários: os dados que você fornecer ao pedir informações, se inscrever em um webinar, assinar a newsletter ou começar um teste grátis (nome, e-mail, telefone, escritório e mensagem).
• Origem da visita: a campanha ou o link pelo qual você chega ao site, que é armazenado na sessão do seu navegador e associado ao seu cadastro somente se você se cadastrar.

2.3. Dados coletados automaticamente

• Dados de navegação: endereço IP, tipo de navegador, idioma e páginas visitadas.
• Prevenção de abusos nos testes grátis: para evitar o uso abusivo dos testes grátis, ao criar uma conta é armazenado um resumo irreversível (hash) do endereço IP a partir do qual ela é criada, e não o endereço IP em si. Ele é conservado no registro da conta enquanto a conta existir e só é usado para contar quantas contas são criadas a partir de um mesmo IP em um dia.
• Cookies: conforme descrito na Política de cookies.

3. Finalidades do tratamento

• Prestação do serviço: cadastrar e manter a conta do escritório e de seus usuários e prestar o serviço contratado.
• Faturamento: cobrar o plano e emitir as faturas.
• Suporte: atender consultas e incidentes, também com um assistente de inteligência artificial.
• Comunicações do serviço: avisos sobre a conta, a segurança, o teste grátis e as alterações dos Termos.
• Comunicações comerciais: a newsletter e os webinars, para quem se inscreve, e novidades do ImmigraFlow para os escritórios clientes. Todas incluem a forma de cancelar o recebimento.
• Análise e medição de campanhas: entender como o site e a Plataforma são usados e medir os resultados da publicidade, somente com o seu consentimento.
• Segurança: prevenir fraudes e abusos e registrar os erros técnicos para corrigi-los.
• Cumprimento legal: obrigações fiscais, contábeis e de qualquer outro tipo que sejam aplicáveis.

4. Base legal do tratamento

5. Operadores e destinatários

Os provedores que tratam dados por conta do Prestador são os mesmos que constam como suboperadores na cláusula 10 do Contrato de tratamento de dados. Cada um atua somente no serviço indicado:

Além disso, se você aceitar os cookies de publicidade, a Google Ireland Limited (Google Ads) e a Meta Platforms Ireland Limited (pixel da Meta) recebem dados da sua navegação no site para medir as campanhas, como controladores do seu próprio tratamento. A Agência Tributária e os demais órgãos públicos recebem os dados que a lei obrigue a comunicar a eles.

5.1. Canal de WhatsApp

Se um escritório ativar o canal de WhatsApp, as mensagens com seus clientes passam pelo servidor de integração do Prestador (DigitalOcean, Frankfurt) e pelos servidores do WhatsApp, com o número e a conta de WhatsApp do escritório. Esse tratamento é decidido pelo escritório e rege-se pelo Contrato de tratamento de dados e pela seção 9 dos Termos e condições. O canal é opcional e o escritório pode desativá-lo a qualquer momento; as mensagens permanecem na Plataforma mesmo que o canal deixe de estar disponível.

6. Transferências internacionais

Alguns dos provedores da seção 5 estão estabelecidos nos Estados Unidos ou prestam o serviço a partir de lá; em particular, a aplicação é executada em servidores da Vercel nos Estados Unidos e as funções de inteligência artificial passam pelo OpenRouter e pelo provedor de cada modelo, que pode estar fora do Espaço Econômico Europeu. Essas transferências se amparam nas cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissão Europeia (Decisão de Execução (UE) 2021/914) ou, quando o provedor tiver aderido, no Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA. A localização e a garantia de cada provedor constam da tabela da seção 5.

7. Conservação dos dados

• Conta do escritório e de seus usuários: enquanto a conta existir. Ao terminar o plano, a conta passa para o modo somente leitura durante 12 meses e depois seus dados são excluídos automaticamente, mediante aviso prévio por e-mail ao titular e aos administradores da conta com pelo menos 30 dias de antecedência. O escritório pode pedir a exclusão antes, e ela é executada em um prazo máximo de 30 dias.
• Dados dos clientes de cada escritório: o Prestador os conserva por conta do escritório, conforme a cláusula 15 do Contrato de tratamento de dados: exclusão automática 12 meses após o término do plano, com aviso ao escritório pelo menos 30 dias antes; exclusão antecipada se o escritório a pedir, em no máximo 30 dias; e bloqueio durante 6 anos das faturas que o escritório emitiu e de seus registros VeriFactu, salvo se o escritório indicar outra coisa. Os documentos que o escritório exclui são eliminados definitivamente após 30 dias.
• Faturamento do plano: 6 anos, conforme o artigo 30 do Código de Comércio espanhol.
• Formulários de contato, demonstração e webinar: o tempo necessário para atender à solicitação; são excluídos quando você pedir.
• Newsletter: até você cancelar o recebimento.
• Análise: no máximo 13 meses. A duração de cada cookie consta da Política de cookies.
• Backups: as cópias diárias do provedor de banco de dados são conservadas por 7 dias, e as da cópia externa do banco de dados, por 30 dias. A cópia externa dos arquivos retira os documentos excluídos 30 dias depois de saírem do armazenamento principal.
• Perguntas aos assistentes de inteligência artificial: as perguntas que você faz ao assistente de dúvidas do portal do cliente, ao de pesquisa jurídica ou ao de suporte são armazenadas, após a retirada automática dos dados pessoais (os nomes detectados, os números de documento, e-mails, telefones e IBAN), durante no máximo 180 dias, para melhorar as respostas. Cada escritório vê somente as suas; o Prestador pode analisar o conjunto de todos os escritórios, mas somente sobre esse texto já depurado e somente para melhorar o serviço. Elas não são usadas para treinar modelos de terceiros: os provedores de inteligência artificial estão configurados sem retenção de dados.

8. Seus direitos

Conforme o RGPD e a LOPDGDD (lei espanhola de proteção de dados), você pode exercer os seguintes direitos:

• Acesso: saber se tratamos seus dados e obter uma cópia.
• Retificação: corrigir os dados inexatos.
• Apagamento: pedir que sejam eliminados quando não forem mais necessários.
• Limitação do tratamento: pedir que o tratamento seja restringido em determinadas hipóteses.
• Portabilidade: receber seus dados em um formato estruturado e de uso comum.
• Oposição: opor-se ao tratamento baseado no interesse legítimo e às comunicações comerciais.
• Retirada do consentimento: a qualquer momento, sem afetar a licitude do tratamento anterior.

Para exercê-los, escreva para hello@immigraflow.io indicando seu nome e o direito que deseja exercer. Responderemos no prazo de um mês. Se você é cliente de um escritório que usa o ImmigraFlow, dirija-se ao seu escritório; se escrever para nós, encaminharemos sua solicitação a ele.

Se considerar que seus direitos não foram devidamente atendidos, você pode apresentar uma reclamação à Agência Espanhola de Proteção de Dados (AEPD): www.aepd.es.

9. Segurança

O Prestador aplica medidas técnicas e organizacionais adequadas ao risco, entre elas:

• Criptografia das comunicações (TLS/HTTPS).
• Criptografia em repouso do banco de dados e dos arquivos, e criptografia adicional de certificados digitais e credenciais.
• Isolamento entre escritórios por meio de políticas de segurança em nível de linha em todas as tabelas, e controle de acesso por funções dentro de cada escritório.
• Banco de dados e arquivos hospedados na União Europeia, e backups diários.
• Registro de erros técnicos sem dados de identificação.

O detalhamento está na cláusula 9 do Contrato de tratamento de dados.

10. Menores de idade

O ImmigraFlow é destinado a profissionais, e não a menores de idade. Os dados de menores que um escritório inclui em seus processos (por exemplo, os filhos em um reagrupamento familiar) são tratados pelo escritório como controlador, e pelo Prestador somente por conta dele, conforme o Contrato de tratamento de dados.

11. Extensão do Chrome Mercurio

A extensão do Chrome do ImmigraFlow preenche os formulários das sedes eletrônicas com os dados dos clientes do escritório. Ela os trata por conta do escritório, conforme o Contrato de tratamento de dados, e trata ainda os seguintes dados:

11.1. Dados tratados pela extensão

• Sessão: o token de autenticação é armazenado no armazenamento local da extensão no navegador (chrome.storage.local) até que o usuário encerre a sessão.
• Dados de clientes: nome, NIE/NIF, endereço e dados do pedido do cliente, que a extensão solicita à Plataforma somente para o preenchimento e não armazena no navegador.
• Descrição do formulário: uma descrição compacta dos campos do formulário da sede (rótulos, tipos de campo, texto próximo), sem os dados pessoais que a página contenha. Ela é enviada ao servidor para correlacionar os campos e descartada em seguida.
• Certificados digitais: somente o nome do titular e o NIF do certificado, para preencher os dados de quem protocola. Os arquivos de certificado criptografados (.p12) nunca saem do servidor.
• Registros de incidente: quando o usuário pede, uma captura de tela da página da sede que falhou, que é armazenada no processo.
• Registro de operações: cada preenchimento (tipo de formulário, número de campos preenchidos, duração) é registrado para auditoria interna.

11.2. Processamento por inteligência artificial

Para correlacionar os campos do formulário com os dados do cliente, o servidor do ImmigraFlow envia a descrição dos campos e os dados do cliente a um modelo de IA (Gemini, do Google, com Claude, da Anthropic, como alternativa) por meio do OpenRouter. A IA devolve as correspondências, e os dados não são armazenados além da operação.

11.3. Permissões da extensão

12. Programa de parceiros

O programa de parceiros permite que profissionais e empresas recomendem o ImmigraFlow a escritórios em troca de uma comissão. O controlador dos dados dos parceiros (12.1) é a ImmigraFlow OÜ, sociedade estoniana com código de registro 17612718 e sede em Sepapaja tn 6, Lasnamäe, 15551 Tallinn, Estonia, que é quem assina o contrato com o parceiro e faz os pagamentos a ele. O dos dados dos escritórios (12.2) é o Prestador indicado na seção 1.

12.1. Parceiros

• Dados: identificação e contato, dados fiscais e bancários (o IBAN é armazenado criptografado), dados de acesso ao portal, comissões e acertos de contas, e um registro da aceitação das condições (versão, hash do texto, data, usuário e um hash criptográfico do IP e do navegador).
• Finalidades e bases legais: analisar a candidatura, gerir o programa e pagar as comissões (execução do contrato e diligências pré-contratuais, art. 6.1.b); manter a contabilidade e cumprir as obrigações fiscais (obrigação legal, art. 6.1.c); prevenir fraudes e defender-se de reclamações (interesse legítimo, art. 6.1.f).
• Conservação: enquanto durar a relação e, depois, durante os prazos exigidos pelas leis contábeis e fiscais e os de prescrição das ações que possam decorrer do contrato.

12.2. Escritórios que chegam por um parceiro

• Código de indicação: se você se cadastrar com o código de um parceiro (pelo link dele, pelo cookie imf_ref, que só é armazenado se você aceitar os cookies e dura 90 dias, ou digitando-o você mesmo), armazenamos esse código e a data do cadastro para atribuir o escritório ao parceiro e calcular a comissão dele. Para detectar cadastros falsos ou feitos pelo próprio parceiro, comparamos o e-mail e o NIF do escritório com os do parceiro e armazenamos um hash criptográfico do IP.
• O que o parceiro vê: o parceiro que apresentou o escritório vê o nome do escritório, seu plano, sua situação (em teste, pagante, inadimplente ou cancelado), suas datas e as comissões que ele gera. O parceiro não recebe dados dos clientes do escritório nem do uso que o escritório faz do ImmigraFlow.
• Base legal: interesse legítimo do Prestador em pagar a comissão ao parceiro que apresentou o escritório e em prevenir fraudes (art. 6.1.f); para o cookie imf_ref, consentimento (art. 6.1.a e art. 22.2 da LSSI). Você pode se opor a esse tratamento escrevendo para o e-mail da seção 14.

Os provedores que intervêm são os da seção 5, e os direitos da seção 8 são exercidos da mesma forma em relação a esses dados.

13. Alterações

O Prestador pode atualizar esta política. Qualquer alteração será publicada nesta página com a respectiva data, e as alterações importantes serão comunicadas aos escritórios por e-mail.

14. Contato

Para qualquer dúvida sobre proteção de dados:

• E-mail: hello@immigraflow.io
• Correspondência: Antonio Samuel Martín Polo, Calle de las Laderas 16B, 28490 Becerril de la Sierra, Madrid, España