Conditions générales

1. Identification des parties et définitions

Les présentes Conditions générales (ci-après, les « Conditions ») régissent le contrat de fourniture du service ImmigraFlow entre :

• Le Prestataire : Antonio Samuel Martín Polo, personne physique exerçant sous le nom commercial Autonomio et proposant la Plateforme sous la marque ImmigraFlow. NIF (numéro d’identification fiscale espagnol) : 50555557Q. Adresse : Calle de las Laderas 16B, 28490 Becerril de la Sierra, Madrid, España. Adresse électronique : hello@immigraflow.io. Ce sont les mêmes données que celles qui figurent dans les Mentions légales.
• Le Cabinet : le cabinet d’avocats, la société professionnelle ou le professionnel qui souscrit à la Plateforme pour son activité professionnelle. La personne qui inscrit ou souscrit le compte au nom du Cabinet déclare être habilitée à l’engager.

ImmigraFlow est proposé exclusivement aux professionnels et aux entreprises. Le Cabinet contracte dans le cadre de son activité professionnelle et n’a pas la qualité de consommateur ; la réglementation relative à la protection des consommateurs ne s’applique donc pas au présent contrat.

Dans les présentes Conditions, les expressions suivantes ont le sens indiqué ci-dessous :

• Plateforme : le logiciel ImmigraFlow accessible par le Site web : le panneau du Cabinet, le portail client, les pages de prise de contact, de signature, de paiement et de téléversement de documents que le Cabinet partage avec ses clients, et l’extension Mercurio.
• Site web : immigraflow.io et ses sous-domaines.
• Utilisateur : chaque personne à qui le Cabinet donne accès à son organisation sur la Plateforme (associés, avocats, personnel administratif ou collaborateurs). Le Cabinet répond de l’usage qu’en font ses Utilisateurs.
• Client du Cabinet : chaque personne ou entreprise à qui le Cabinet fournit ses services et dont le Cabinet saisit les données dans la Plateforme, ou qui accède au portail client sur invitation du Cabinet. Les Clients du Cabinet ne sont pas parties au présent contrat.
• Données du Cabinet : l’ensemble des informations que le Cabinet, ses Utilisateurs ou les Clients du Cabinet saisissent dans la Plateforme, documents compris.
• Contrat de sous-traitance : le Contrat de sous-traitance des données, qui fait partie des présentes Conditions (section 11).

2. Description des services

ImmigraFlow est une plateforme SaaS (logiciel en tant que service) destinée aux cabinets qui traitent des dossiers relevant du droit des étrangers. C’est un outil logiciel : le Prestataire ne fournit pas de conseil juridique et ne représente personne devant l’Administration. Les services comprennent :

2.1. Plateforme de gestion pour les cabinets

• Gestion des dossiers : suivi des clients et des dossiers relevant du droit des étrangers sur un tableau visuel.
• Examen et organisation des documents : documents classés par dossier, avec suivi des dates d’expiration. La lecture automatique par IA des données d’un document lors de son téléversement est incluse dans les plans Scale et Enterprise ; dans les autres plans, avec le module Lecture de documents par IA (section 5.2).
• Google Drive, OneDrive ou Dropbox : synchronisation des documents du dossier avec Google Drive, avec OneDrive (Microsoft 365) ou avec Dropbox, au choix du Cabinet et l’un des trois à la fois. La Plateforme copie les documents du dossier dans le dossier du Cabinet du cloud connecté. Avec OneDrive et Dropbox, le dossier affiche en plus ce que le Cabinet enregistre dans ce dossier ; avec Google Drive, le dossier n’affiche que les documents téléversés par la Plateforme. Incluse dans tous les plans.
• Messagerie unifiée : communication avec les clients par e-mail et par le portail client. Le canal WhatsApp est inclus dans les plans Growth, Scale et Enterprise et régi par les conditions spécifiques de la section 9.
• Facturation et encaissements : émission de factures avec VeriFactu et encaissement des paiements des clients du Cabinet via Stripe Connect.
• Image de marque du cabinet : logo, couleurs et nom du Cabinet sur le portail client, sur les écrans de signature et de paiement et dans les e-mails adressés à ses clients, dans tous les plans. N’inclut pas de nom de domaine propre.
• Gestion des équipes : rôles et autorisations (administrateur, avocat, assistant) dans tous les plans. La restriction de ce que voit chaque rôle est disponible à partir du plan Growth ; les sections du menu par rôle et l’analytique avancée, à partir du plan Scale.

2.2. Acquisition de clients (landing page et intake)

• Landing page personnalisable : chaque Cabinet dispose d’une page web à son image, avec un formulaire de prise de contact intégré.
• Formulaire d’intake : les personnes qui remplissent le formulaire sont automatiquement créées comme nouveaux dossiers dans le panneau du Cabinet.
• Inclus dans tous les plans : la landing page et le formulaire d’intake sont disponibles sans coût supplémentaire dans tous les plans d’abonnement.

2.3. Fonctions d’intelligence artificielle

La Plateforme comprend des fonctions fondées sur l’intelligence artificielle :

• Dans tous les plans : résumé d’un dossier, consultation de la réglementation à partir d’une exigence du dossier, projets d’écritures à partir d’un document et traduction des messages échangés entre le Cabinet et ses clients.
• Dans les plans Scale et Enterprise, et dans les autres plans avec le module correspondant (section 5.2) : la lecture par IA des documents lors de leur téléversement.
• Dans les plans Growth, Scale et Enterprise, et dans Starter avec le module correspondant (section 5.2) : l’assistant qui répond aux questions générales des Clients du Cabinet sur les démarches relevant du droit des étrangers à partir de la réglementation officielle. Il reste désactivé jusqu’à ce que le Cabinet l’active.

Le résumé de dossiers, la consultation de la réglementation, les projets d’écritures et l’assistant pour les clients font l’objet d’un plafond mensuel d’utilisation selon le plan. Une fois ce plafond atteint, ces fonctions ne sont plus disponibles jusqu’au mois suivant, sans aucun frais supplémentaire.

3. Inscription et comptes utilisateur

• L’inscription est nécessaire pour accéder à la Plateforme. Chaque Cabinet crée une organisation et invite ses Utilisateurs.
• Le Cabinet, par l’intermédiaire de ses administrateurs, gère les accès de ses Utilisateurs et répond de l’exactitude des données de l’organisation.
• Chaque Utilisateur s’engage à fournir des informations véridiques, complètes et à jour, et est responsable de la confidentialité de ses identifiants d’accès, qui sont personnels.
• Le Cabinet décide quels Clients du Cabinet accèdent au portail client et à quelles informations.
• Le Prestataire se réserve le droit de suspendre ou de résilier les comptes qui enfreignent les présentes Conditions.

4. Obligations du Cabinet

Le Cabinet s’engage, pour lui-même et pour ses Utilisateurs, à :

• Utiliser la Plateforme conformément à la loi, aux présentes Conditions, à la bonne foi et à l’ordre public.
• Ne saisir dans la Plateforme que des données et documents qu’il peut traiter licitement, et informer ses clients du traitement conformément au Contrat de sous-traitance.
• Ne pas utiliser la Plateforme à des fins frauduleuses ou illicites, ni téléverser de documents falsifiés.
• Ne pas communiquer les identifiants d’accès à des tiers.
• Ne pas tenter d’accéder aux données d’autres cabinets.
• Ne pas utiliser de systèmes automatisés (bots, scrapers) pour accéder à la Plateforme, en dehors des intégrations proposées par la Plateforme elle-même.
• Tenir à jour ses coordonnées et ses données de facturation.

5. Prix et paiements

5.1. Plans d’abonnement

ImmigraFlow propose les plans suivants aux cabinets :

• Plan Starter (99 EUR/mois), pour travailler seul : jusqu’à 75 dossiers actifs simultanément, utilisateurs illimités, gestion des dossiers, des clients et des documents, suivi des dates d’expiration, portail client, signature électronique, formulaires EX, l’extension Mercurio, messagerie, image de marque du cabinet, facturation avec VeriFactu, import en masse, synchronisation avec Google Drive, OneDrive ou Dropbox, landing page avec formulaire d’intake et support par e-mail.
• Plan Growth (199 EUR/mois), lorsque vous avez une équipe : toutes les fonctionnalités de Starter, plus des rôles qui ne voient que les dossiers dont ils ont la charge, un portail pour les entreprises indiquant la situation de leurs salariés et l’inscription en masse de salariés à partir d’un tableur, la répartition automatique des dossiers et des alertes pour ceux qui prennent du retard, la synchronisation avec Google Calendar, le canal WhatsApp, les réponses automatiques aux questions de vos clients (activées par le Cabinet), les plans de paiement et jusqu’à 250 dossiers actifs simultanément.
• Plan Scale (299 EUR/mois), pour un cabinet organisé par pôles : toutes les fonctionnalités de Growth, plus des rôles dotés de leurs propres sections du menu, la lecture par IA des documents lors de leur téléversement pour compléter la fiche client, l’analytique avancée, un support prioritaire et des dossiers actifs illimités.
• Plan Enterprise (prix sur mesure), pour les réseaux de cabinets et les structures à plusieurs sites : toutes les fonctionnalités de Scale, plus des intégrations et une personnalisation sur mesure, la mise en place du réseau de cabinets (collectifs et transmission de dossiers) et une formation personnalisée.

5.2. Modules

Les modules peuvent être souscrits dans les plans qui ne les incluent pas et sont payés séparément, au mois ou à l’année. Chaque module reste actif tant que sa ligne figure dans l’abonnement et que l’abonnement est à jour de paiement :

• Lecture de documents par IA (39 EUR/mois) : l’IA lit les données des documents lors de leur téléversement et les propose pour la fiche client. Incluse dans Scale et Enterprise.
• Réponses automatiques (19 EUR/mois) : un assistant qui répond aux questions générales des Clients du Cabinet sur les démarches relevant du droit des étrangers à partir de la réglementation officielle. Inclus dans Growth, Scale et Enterprise. Dans tous les cas, il reste désactivé jusqu’à ce que le Cabinet l’active dans les paramètres de son organisation.

• La facturation est mensuelle et se renouvelle automatiquement. Une facturation annuelle est également proposée, équivalant à dix mensualités.
• Les prix ne comprennent pas la TVA, qui est ajoutée le cas échéant. Les prix peuvent varier et seront toujours affichés avant la confirmation du paiement.
• Tous les plans incluent une landing page avec formulaire de prise de contact, sans coût supplémentaire.

5.3. Traitement des paiements

Tous les paiements sont traités par l’intermédiaire de Stripe, qui respecte les normes de sécurité PCI-DSS. Le Prestataire ne conserve aucune donnée de carte bancaire.

6. Résiliation, remboursements et données en fin de contrat

• Les abonnements peuvent être résiliés à tout moment depuis le panneau de gestion.
• La résiliation de l’abonnement prend effet à la fin de la période de facturation en cours, et la période déjà payée n’est pas remboursée.
• Un module peut être retiré à tout moment : il cesse immédiatement d’être disponible et la partie non utilisée est créditée sous forme de solde, déduit de la facture suivante.
• En cas de passage d’une facturation mensuelle à une facturation annuelle, le reliquat du mois en cours est déduit du premier prélèvement annuel.
• Si un paiement échoue, le Cabinet peut continuer à travailler normalement pendant 14 jours à compter de l’impayé, pendant que le prélèvement est retenté.
• À la fin de l’abonnement (par résiliation, pour impayé une fois ces 14 jours écoulés ou à l’expiration de la période d’essai sans souscription), le compte passe en mode lecture seule : le Cabinet et ses Utilisateurs peuvent se connecter, consulter, rechercher et télécharger les Données du Cabinet (les documents de chaque dossier et l’export des factures), mais ne peuvent rien créer, modifier, supprimer ni envoyer. Le Cabinet peut réactiver l’abonnement à tout moment.
• Les données d’un compte en mode lecture seule sont conservées dans cet état pendant 12 mois à compter de la fin de l’abonnement. Passé ce délai, la Plateforme les supprime automatiquement, à l’exception des factures que le Cabinet a émises et de ses registres VeriFactu, qui restent bloqués pendant 6 ans. Le Prestataire en avertit le titulaire et les administrateurs du compte par courrier électronique au moins 30 jours à l’avance, en indiquant la date de la suppression, et n’y procède pas sans cet avertissement. Si le Cabinet réactive l’abonnement avant cette échéance, rien n’est supprimé. Le Cabinet peut demander la suppression plus tôt, à tout moment, en écrivant à hello@immigraflow.io ; le Prestataire y procède dans un délai maximal de 30 jours et le confirme par écrit. Avant la suppression, qu’elle soit automatique ou sur demande, le Cabinet doit télécharger ce qu’il souhaite conserver.
• Sauf instruction contraire du Cabinet, les factures que le Cabinet a émises depuis la Plateforme et leurs registres de facturation VeriFactu, que le Cabinet est tenu de conserver, sont exclus de cet effacement et restent bloqués pendant 6 ans. Le détail figure à la clause 15 du Contrat de sous-traitance.
• Les demandes de remboursement ou les questions relatives à la facturation doivent être adressées à hello@immigraflow.io.

7. Propriété intellectuelle

Tous les droits de propriété intellectuelle et industrielle sur la Plateforme et le Site web, leur conception, leur code source, leurs logos, leurs marques (y compris la marque ImmigraFlow) et leurs contenus appartiennent au Prestataire ou à des tiers qui en ont autorisé l’utilisation. Le Cabinet peut utiliser la Plateforme pendant la durée de son abonnement, mais n’acquiert aucun droit de propriété intellectuelle du fait de l’utilisation du service.

Les Données du Cabinet, documents compris, restent la propriété du Cabinet ou de leurs titulaires. Le Prestataire ne les traite que pour fournir le service, conformément au Contrat de sous-traitance.

8. Disponibilité du service

Le Prestataire s’efforce de maintenir la Plateforme disponible de manière continue, mais ne garantit pas un fonctionnement ininterrompu et ne prend aucun engagement de niveau de service ni de disponibilité minimale. Des interruptions peuvent survenir en raison :

• De maintenances programmées (notifiées à l’avance lorsque cela est possible).
• De mises à jour de la Plateforme.
• De cas de force majeure ou de défaillances de fournisseurs externes.

9. Canal de messagerie WhatsApp

La Plateforme permet au Cabinet d’activer, de manière facultative, un canal de messagerie WhatsApp avec ses clients. Il est inclus dans les plans Growth, Scale et Enterprise (voir la section 5.1). Ce canal est régi par les conditions spécifiques suivantes :

9.1. Caractère non officiel de l’intégration

La messagerie WhatsApp est fournie au moyen d’une intégration non officielle qui associe le numéro désigné par le Cabinet en tant qu’appareil lié. Ni le Prestataire ni ImmigraFlow ne sont partenaires, revendeurs ou fournisseurs agréés de WhatsApp LLC ou de Meta Platforms, Inc., ni affiliés à celles-ci ni soutenus par elles. WhatsApp est une marque de Meta Platforms, Inc.

9.2. Risque de blocage du numéro

9.3. Choix du numéro et consentement éclairé

• Le choix du numéro appartient au Cabinet. Le Prestataire recommande expressément d’utiliser un numéro secondaire dédié, et non la ligne principale du Cabinet. Le Cabinet assume les conséquences du non-respect de cette recommandation.
• Avant d’associer un numéro, le Cabinet doit accepter expressément l’avertissement relatif aux risques affiché dans le panneau. Cette acceptation est enregistrée avec sa date et sa version.
• Il incombe au Cabinet d’informer ses clients de ce canal et de recueillir leur consentement pour communiquer par ce biais.

9.4. Disponibilité et responsabilité

• Le canal est fourni « en l’état », sans garantie de disponibilité. Comme le reste de la Plateforme (section 8), il n’est soumis à aucun engagement de niveau de service.
• L’interruption du canal n’affecte pas l’intégrité des dossiers : l’historique reste sur la Plateforme et la communication se poursuit par le portail client et par e-mail.
• Le Prestataire ne répond pas de la perte du numéro ni des contacts associés, sans préjudice de la section 10 et de toute responsabilité qui ne peut être exclue légalement.
• L’intégration peut être désactivée à tout moment depuis le panneau.

10. Limitation de responsabilité

• Le Prestataire ne garantit l’issue d’aucune démarche ni d’aucun dossier que le Cabinet gère avec la Plateforme. La décision appartient à l’administration compétente, et le conseil juridique, au Cabinet.
• Les informations affichées par la Plateforme et les résultats des fonctions d’IA ont un caractère indicatif et ne constituent pas un conseil juridique (section 2.3).
• Le Prestataire ne saurait être tenu responsable des dommages indirects, accessoires ou consécutifs découlant de l’utilisation de la Plateforme.
• La responsabilité maximale du Prestataire envers le Cabinet est limitée au montant payé par le Cabinet au cours des 12 mois précédant le fait qui l’engage.

Les limitations du présent article n’excluent pas la responsabilité en cas de dol ni celle à laquelle il ne peut être renoncé en vertu de la législation espagnole. La responsabilité en matière de protection des données est en outre régie par la clause 17 du Contrat de sous-traitance.

11. Protection des données

Deux groupes de données personnelles sont traités sur la Plateforme, avec des rôles différents :

• Données des Clients du Cabinet et autres données que le Cabinet saisit dans la Plateforme (dossiers, documents, messages, factures à ses clients) : le Cabinet est le responsable du traitement et le Prestataire agit en qualité de sous-traitant pour le compte du Cabinet, conformément à l’article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à l’article 33 de la loi organique espagnole 3/2018 (LOPDGDD). Ce traitement est régi par le Contrat de sous-traitance des données, qui fait partie des présentes Conditions et que le Cabinet accepte en les acceptant.
• Données du compte du Cabinet et de ses Utilisateurs (identification et coordonnées, facturation, utilisation de la Plateforme et communications avec le Prestataire) : le Prestataire est le responsable du traitement, comme expliqué dans la Politique de confidentialité.

En cas de contradiction entre les présentes Conditions et le Contrat de sous-traitance en matière de protection des données, le Contrat de sous-traitance prévaut.

12. Modification des Conditions

Le Prestataire peut modifier les présentes Conditions. Les modifications seront notifiées aux Cabinets par e-mail au moins 30 jours à l’avance. Si le Cabinet n’est pas d’accord, il peut résilier son abonnement avant leur entrée en vigueur ; la poursuite de l’utilisation de la Plateforme après cette date vaut acceptation des nouvelles Conditions.

13. Réclamations

Pour toute réclamation, le Cabinet peut écrire à hello@immigraflow.io. Le Prestataire s’engage à répondre dans un délai maximal de 30 jours. Les parties s’efforceront de résoudre de bonne foi tout désaccord avant de saisir les tribunaux.

14. Droit applicable et juridiction

Les présentes Conditions sont régies par le droit espagnol. Pour tout litige qui en découle, les parties se soumettent aux cours et tribunaux de Madrid (Espagne).

15. Contact

Pour toute question concernant les présentes Conditions générales :

• Titulaire : Antonio Samuel Martín Polo (Autonomio), NIF 50555557Q
• Adresse : Calle de las Laderas 16B, 28490 Becerril de la Sierra, Madrid, España
• E-mail : hello@immigraflow.io
• Site web : immigraflow.io