Preguntas frecuentes
Qué hace ImmigraFlow, qué plan hace falta para cada cosa y qué no resuelve. Lo último también, porque es lo que se pregunta todo el mundo y nadie contesta.
Qué es y para quién
- ¿Qué es ImmigraFlow?
Un programa para llevar los expedientes de un despacho de extranjería: los casos con sus fases y sus plazos, los documentos de cada persona, la conversación con el cliente, los formularios de las sedes y la facturación.
No es un asesor legal ni pretende decirte cómo se resuelve un expediente. Es el sitio donde vive el expediente para que no viva en una carpeta, un correo y la cabeza de alguien.
- ¿Sirve para un despacho de una sola persona?
Sí, y de hecho es donde más se nota lo de las caducidades y los plazos, porque no hay nadie más que se acuerde.
Lo que cambia con el tamaño no es el programa, es lo que hace falta de él: un despacho de uno no necesita restringir quién ve qué, y uno de ocho sí.
- ¿Lo ve el cliente con mi marca o con la vuestra?
Con la tuya. El nombre y el logo del despacho salen en el portal del cliente y en los correos, en todos los planes.
El cliente entra y ve tu despacho, no el mío.
El portal del cliente
- ¿Qué ve exactamente el cliente?
La fase de su expediente con el nombre que le haya puesto el despacho, su número de expediente, la lista de documentos que faltan y la conversación contigo.
No ve notas internas, ni otros expedientes, ni nada de otros clientes.
- ¿En qué idioma lo ve?
En el que tenga puesto en su ficha. El portal se le muestra en ese idioma.
Además, lo que el cliente te escribe te llega traducido al castellano, y lo que tú le escribes en castellano le llega traducido a su idioma. En el expediente se guardan el original y la traducción, así que siempre se puede comprobar qué dijiste exactamente.
Para el día a día va bien. Para una resolución o un escrito que tenga que valer ante la Administración hace falta traducción jurada, que es otra cosa.
- ¿Puede subir documentos él mismo?
Sí, desde su portal, y quedan colocados en el requisito que corresponda del expediente en vez de llegar como archivos sueltos por correo.
- ¿Tengo que dar acceso a todos los que salen en un expediente?
No. Un expediente puede tener varias personas dentro, cada una con su ficha y su papel, y a cada una le das acceso o no.
Es lo normal en una familia, donde el que entra es uno, y en una empresa con varios trabajadores, donde el interlocutor es la empresa pero los documentos son de cada uno.
Si lo que necesitas es un portal donde la empresa vea de un vistazo en qué punto va cada trabajador y dé de alta a varios a la vez desde un Excel, esa función entra desde Growth (199 €/mes).
- ¿Puede el cliente preguntar dudas sin escribirme?
Si lo enciendes, sí. En su portal tiene un asistente que contesta dudas generales de extranjería (plazos, documentos, tasas) con la normativa oficial.
No ve su expediente. Para lo que depende de su caso, le dice que te escriba por Mensajes, así que esas preguntas te siguen llegando a ti.
Va apagado hasta que lo enciendes en Configuración, porque contesta a tus clientes con tu marca. Entra desde Growth (199 €/mes), o como módulo aparte en Starter (99 €/mes).
- ¿Se actualiza solo el estado que ve el cliente?
No. La fase la mueve el despacho. El portal enseña lo que hay, así que la disciplina de mantenerlo al día sigue siendo tuya.
Un portal con la fase de hace tres meses es peor que no tener portal, porque el cliente deja de fiarse de lo que ve y vuelve a llamar.
Expedientes y documentos
- ¿Los tipos de trámite vienen hechos o los monto yo?
Los define cada despacho: sus trámites, con sus fases y su lista de requisitos, con los nombres que uséis vosotros.
Se cambian en un sitio. Los expedientes ya abiertos siguen con la lista que tenían, así que cuando cambia una norma conviene repasar los vivos a mano.
- ¿Puede un expediente tener varias personas?
Sí: solicitante, cónyuge, familiares o trabajadores, cada uno con su papel y su parentesco anotado.
Los documentos se agrupan por persona, así que se ve qué ha traído cada uno sin abrir archivo por archivo, y cada requisito de la lista puede ir dirigido a quien corresponde.
- ¿Lee los documentos que subo?
Sí, la IA lee los datos del documento y los deja a la vista, con su nivel de confianza y el documento del que salen. Eso es lo que después rellena los formularios. Entra desde Scale (299 €/mes), o como módulo aparte en los demás planes.
Ningún dato leído se da por bueno solo: queda marcado como no verificado hasta que lo confirma una persona.
Y hay un límite que conviene saber: no cruza los documentos entre sí. Si dos documentos escriben un nombre distinto, el último que se lee sustituye al anterior sin avisar de la discrepancia. Comparar documentos sigue siendo trabajo de una persona.
- ¿Puedo tener los documentos en mi Google Drive, mi OneDrive o mi Dropbox?
Sí, en uno de los tres. Cada expediente tiene su carpeta en el Google Drive, el OneDrive o el Dropbox del despacho, y ahí va una copia de sus documentos, que siguen estando en ImmigraFlow. La haces a mano, con un botón desde el expediente, o la dejas en automática en Configuración y cada documento nuevo se copia solo.
Con OneDrive y Dropbox, en el expediente ves todo lo que hay en su carpeta, también lo que tu equipo deje a mano, y puedes descargarlo o traerlo al expediente. Con Google Drive solo ves lo que ha subido ImmigraFlow: Google no le deja ver el resto de la carpeta.
Si ya tienes en tu nube una carpeta por cliente, se pueden importar: se crea una ficha de cliente por cada carpeta, enlazada a ella, sin copiar ni mover nada.
Va incluido en todos los planes. Para OneDrive hace falta Microsoft 365: se conecta con una aplicación registrada en tu propio Microsoft, y la guía paso a paso está en Configuración.
- ¿Puedo pasar los expedientes que ya tengo?
Hay importación masiva de clientes y servicios, y está en todos los planes a propósito: cobrar por entrar es lo contrario de lo que me interesa.
Lo sensato es empezar por los expedientes vivos y dejar el archivo donde está. Los cerrados no necesitan fases ni avisos.
Avisos, caducidades y plazos
- ¿Avisa de los documentos que caducan?
Sí, y distingue las dos clases que hay en extranjería: los documentos con fecha de caducidad impresa, como el pasaporte o la TIE, y los certificados que la Administración solo admite recién expedidos aunque en el papel no ponga nada, como los antecedentes penales o el empadronamiento.
El repaso es diario y por organización. El aviso sale en escalones, a treinta días, catorce, siete, uno y el día en que el documento ya no sirve, y llega al abogado del expediente. Un aviso por escalón, no uno al día.
Las ventanas que aplica son conservadoras a propósito: prefiere avisarte de algo que todavía aguanta a callarse con algo que ya no sirve.
- ¿Avisa de los expedientes parados?
Sí, una vez por semana: los que llevan días sin movimiento y los que se acercan a su fecha de vencimiento. Entra desde Growth (199 €/mes).
Hay que decir la letra pequeña: un repaso semanal no cubre un plazo de diez días. Para eso está el calendario del despacho, que sí avisa cuando toca.
- ¿Cuántos plazos puedo llevar en un expediente?
El expediente guarda una fecha de vencimiento. Si el caso tiene varias fechas encadenadas, lo práctico es dejar en esa casilla la más próxima y llevar el resto al calendario del despacho, que sí admite varias.
El calendario entra desde Growth (199 €/mes).
- ¿Vigila mis notificaciones electrónicas?
No. No entra a ningún buzón de notificaciones ni a las sedes, así que no te avisa de que ha llegado un requerimiento. Eso lo detectas tú.
Lo que hace es que, una vez tú lo sabes, la fecha no dependa de que alguien se acuerde.
Mercurio, la extensión para las sedes
- ¿Qué hace Mercurio?
Rellena los formularios de las sedes con los datos que ya tienes del cliente, sin exportar nada ni cambiar de pantalla. Antes de escribir nada te enseña lo que va a poner en cada casilla.
Al terminar te dice qué datos del expediente no tenían sitio en ese formulario, que son justo los que te toca mirar a ti.
Va incluida en todos los planes.
- ¿Dónde funciona?
En la sede electrónica de las Administraciones Públicas, en las delegaciones y subdelegaciones del Gobierno, en extranjería de Inclusión y en la sede del Ministerio de Justicia para nacionalidad. En cualquier otra página está dormida.
Reconoce buena parte de los modelos EX, los MI, las solicitudes de visado y la de nacionalidad por residencia. Si no reconoce un modelo, se puede rellenar igual: va campo por campo en vez de por el modelo.
Necesita Chrome o un navegador basado en Chrome. En Firefox y en Safari no funciona.
- ¿Presenta por mí?
No. Rellena, no presenta. Lo que firmas y envías lo repasas tú casilla por casilla, como cualquier escrito que sale del despacho.
Con vídeo y más detalle, en la página de la extensión de Chrome.
La inteligencia artificial
- ¿Para qué se usa la IA exactamente?
Para cuatro cosas concretas, todas dentro del expediente: leer los datos de un documento al subirlo, resumir un expediente, consultar la norma desde un requisito y preparar un borrador de escrito a partir de un documento. Leer los datos al subirlo entra desde Scale (299 €/mes), o como módulo aparte.
No decide nada ni presenta nada. Lo que salga lo repasas tú antes de que valga.
- ¿Se dispara el gasto?
No. Cada despacho tiene un tope mensual de gasto en IA según su plan. Cuando se alcanza, la IA deja de responder hasta el mes siguiente y la cuota fija no cambia: no hay cargos sorpresa a final de mes.
Si a un despacho se le queda corto, el tope se sube a mano pidiéndolo.
- ¿Puedo trabajar sin usar la IA?
Sí. Todo lo demás funciona igual: expedientes, portal, documentos, avisos, formularios y facturación no dependen de ella.
Presupuestos, firma y facturación
- ¿Puedo facturar desde aquí?
Sí, desde el propio expediente, con la serie de numeración de tu despacho. También el presupuesto y la hoja de encargo, que el cliente firma sin salir de su portal.
Hay recordatorios automáticos de facturas pendientes, para que el aviso no dependa de que alguien revise la lista.
- ¿Cumple VeriFactu?
Sí, y en todos los planes, a propósito: un despacho que paga por facturación y no lo tiene está pagando por un sistema que no puede usar como su sistema de facturación.
VeriFactu (la huella encadenada, el código QR y el envío a la AEAT) va desactivado hasta que lo activas en Ajustes. Desde ese momento, cada factura se envía a la AEAT al emitirla, con tu certificado. La numeración correlativa va siempre. Es obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para las sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para el resto.
- ¿Puedo fraccionar una factura?
Sí, en plazos con sus vencimientos y sus recordatorios. Entra desde Growth (199 €/mes).
Equipo y permisos
- ¿Hay límite de usuarios?
No. Lo que distingue a los planes es lo que se puede hacer, no cuánta gente entra. Un despacho no debería tener que elegir entre dar acceso a alguien del equipo y pagar más.
- ¿Puede cada persona ver solo sus expedientes?
Sí, desde Growth (199 €/mes). Crear roles con nombre propio y marcar quién administra está en todos los planes; lo que se paga es restringir la vista.
Decidir qué secciones ve y toca cada perfil es otra cosa distinta, y va desde Scale (299 €/mes).
- ¿Qué pasa si el responsable de un expediente está de baja?
El expediente sigue teniendo su fase, su lista de requisitos y su conversación, así que otro puede cogerlo leyendo, sin llamar por teléfono al que falta.
Y si un expediente se queda sin responsable, los avisos de vencimiento van a quien administra la organización, para que no caigan en el vacío.
Datos, privacidad y salida
- ¿Dónde están los datos y quién los ve?
Cada despacho es una organización aparte y solo ve lo suyo. La documentación de extranjería es documentación personal, y ese aislamiento es la primera pieza, no un extra.
Hay borrado de datos con su registro, para poder atender una solicitud de supresión y poder demostrar que se atendió.
- Si me voy, ¿me llevo mis datos?
Sí. Los documentos son tuyos y te los descargas, y las facturas se exportan.
- ¿Hay permanencia?
No hay compromiso de permanencia. Se paga por meses y se deja cuando se quiera.
Lo que no hace
- ¿Qué cosas no resuelve?
No vigila buzones de notificación electrónica ni las sedes, así que no te avisa de que ha entrado un requerimiento.
No consulta el estado de un expediente en la sede: lo que ve el cliente es la fase que mantiene el despacho.
No coge citas previas ni busca huecos.
No paga tasas ni comprueba que el modelo pagado sea el correcto.
No insiste por su cuenta. Puedes encender el recordatorio de documentos, pero son dos correos y ahí para: si el cliente sigue sin subir nada, la llamada la haces tú.
No lleva control horario ni calcula la rentabilidad de un expediente.
No vigila boletines ni avisa de cambios normativos.
- ¿Por qué contáis esto en la web?
Porque son las preguntas que un despacho se hace de todos modos, y descubrir el límite después de pagar es lo que hace que alguien se dé de baja y no vuelva.
Si algo de esta lista es justo lo que necesitas, mejor saberlo hoy.
Si lo que te preocupa es un problema concreto de tu día a día, está contado uno por uno en dónde se cae un expediente.