Lista de documentos para el cliente: se le dio y vuelve con la mitad, y mal
Trae un certificado que no es ese, una fotocopia donde hacía falta original, y le falta lo que más tarda en conseguirse. Y hay que citarle otra vez.
La lista se entiende en el despacho, no en casa
Certificado de antecedentes penales del país de origen, apostillado y traducido por traductor jurado es una frase clarísima para ti y una frase incomprensible para alguien que lleva ocho meses en España.
Además se dio de viva voz, en una reunión donde el cliente estaba nervioso, y se resumió en un papel que se ha perdido.
El resultado son dos o tres vueltas. Cada vuelta es una cita, un rato de despacho y un par de semanas de expediente.
Lo que reduce las vueltas
Que la lista esté escrita, en su idioma, y donde él pueda volver a mirarla cuando esté en casa buscando papeles.
Que se vea qué ha entregado ya y qué le falta, sin tener que preguntar. Media vuelta se va en que el cliente no sabe si lo que mandó la semana pasada valía.
Y decirle qué se tarda en conseguir cada cosa, para que empiece por lo lento. Es el consejo que más tiempo ahorra y el que menos se da.
Documentos de otro país: apostilla y traducción jurada
Lo lento casi siempre es lo extranjero. Un documento de otro país suele necesitar dos pasos antes de servir aquí: la legalización o apostilla en origen, y la traducción jurada al castellano. Ninguno de los dos lo controlas tú, así que conviene pedirlos los primeros y no al final.
La cuenta de frescura del documento no se para mientras tanto. Si el certificado se expidió en enero, sigue siendo de enero cuando vuelve traducido en marzo.
Lo que se suele descubrir tarde: que la apostilla se puso sobre una copia y no sobre el original, que la traducción no la hizo un traductor jurado, o que el país no es parte del Convenio de La Haya, y entonces no hay apostilla sino legalización por vía consular, que tarda más. Todo eso se ve mirando el documento cuando entra, no el día de presentar.
Qué hace ImmigraFlow con esto
- Cada expediente lleva su lista de requisitos, y el cliente la ve desde su portal con el estado de cada uno.
- La ve en su idioma, igual que el resto del portal, y cada documento de la lista de partida lleva una explicación corta y un consejo con ejemplos de lo que vale: para la prueba de entrada, la tarjeta de embarque o el sello del pasaporte; para el empadronamiento, que sea de los últimos tres meses.
- Sube los documentos desde ahí, y quedan colocados en el expediente en vez de llegar sueltos por correo.
- En un expediente con varias personas, cada requisito puede ir dirigido a quien corresponde.
- Un documento recibido pero todavía sin apostillar o sin traducir se deja en su estado, con una nota, y el expediente no figura completo mientras siga así.
Lo que no hace: No detecta si a un documento le falta la apostilla ni si la traducción es jurada: eso lo ve una persona al revisarlo. Los documentos que añades tú a la lista salen con el nombre y la nota que les pongas, sin consejo de serie. Y el recordatorio automático de lo que falta viene apagado: lo enciendes tú.
Preguntas frecuentes
- ¿Puede el cliente subir los documentos él mismo?
- Sí, desde su portal, y quedan colocados en el expediente en el requisito que corresponda en vez de llegar como archivos sueltos por correo.
- ¿Ve la lista en su idioma?
- Sí, el portal se le muestra en el idioma que tenga puesto en su ficha.
- ¿Se le avisa solo de lo que falta?
- Si lo enciendes, sí: a los tres días y a los siete se le recuerda por correo lo que falta, con el enlace para subirlo. Viene apagado, y no se le escribe a quien tenga los avisos apagados en su ficha.
- ¿Caduca la traducción jurada?
- La traducción no caduca por sí misma: lo que envejece es el documento original que traduce. La cuenta va desde la fecha de expedición del original, aunque la traducción sea de la semana pasada.
- ¿Apostilla o legalización consular?
- Depende de si el país que expide el documento es parte del Convenio de La Haya. Si lo es, apostilla. Si no, legalización por vía diplomática, que suele llevar más tiempo y conviene arrancar cuanto antes.