Si esa persona falta una semana, el despacho se para
Funciona hasta que deja de funcionar. Una baja, unas vacaciones o una marcha, y de repente nadie sabe qué vence, qué falta ni qué se le prometió al cliente.
La memoria de una persona es muy buena y no es transferible
Quien lleva los expedientes suele acordarse de todo, y por eso el sistema nunca llega a escribirse. La hoja de cálculo se queda a medias porque en realidad no hace falta: ya está en su cabeza.
El problema aparece el día que esa persona no está. No es que el trabajo vaya más lento: es que nadie puede coger un expediente sin hacer diez preguntas que no tienen a quién hacerse.
Y hay una versión peor, que es cuando esa persona se va del despacho. Ahí lo que se pierde no es una semana.
Qué tiene que estar escrito para poder coger un caso
Cuatro cosas, y no hace falta más: en qué fase está, qué falta, cuándo vence lo próximo y qué se le ha dicho al cliente.
Lo importante es que estén en el expediente y no en un correo, en un WhatsApp y en la cabeza de alguien. Un dato en tres sitios es un dato en ninguno.
Qué hace ImmigraFlow con esto
- Cada expediente tiene una fase con el nombre que use el despacho, un responsable asignado y una lista de requisitos con su estado.
- La conversación con el cliente vive dentro del expediente, con fecha y con autor, no en la bandeja de una persona.
- El repaso semanal saca los expedientes parados y los que vencen pronto, y avisa a quien los lleva.
- Con las funciones de equipo puedes decidir quién ve qué, para que repartir el trabajo no signifique enseñarlo todo.
Lo que no hace: No escribe por ti lo que estaba en la cabeza de nadie. La primera vuelta de poner los expedientes al día es trabajo, y conviene hacerla con los vivos y no con el archivo entero.
En qué plan: El repaso automático de expedientes y la restricción de visibilidad entran a partir del plan intermedio; las secciones por rol, en el superior.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto cuesta pasar los expedientes que ya tengo?
- Depende de cuántos estén vivos. Lo sensato es empezar por los abiertos y dejar el archivo donde está: los cerrados no necesitan fases ni avisos.
- ¿Puedo limitar lo que ve cada persona del equipo?
- Sí. Se puede hacer que cada uno vea solo sus expedientes, y en los planes superiores también qué secciones ve cada perfil.
- ¿Qué pasa si el responsable de un expediente está de baja?
- El expediente sigue teniendo su fase, su lista y su conversación, así que otro puede cogerlo leyendo. Los avisos de vencimiento llegan a quien administra la organización si el expediente se queda sin responsable.