El nombre del pasaporte y el del certificado no son el mismo nombre
Mohamed con una eme o con dos. Un apellido que en su país va delante y aquí va detrás. Una fecha de nacimiento que en el acta es una y en el NIE es otra. Cada documento es correcto por separado.
No es un error, es una transliteración
Cuando el nombre original está en árabe, en cirílico o en chino, alguien lo escribió en caracteres latinos. Ese alguien fue distinto en el consulado, en el registro civil y en el pasaporte, y cada uno lo hizo a su manera.
Pasa lo mismo con el orden de los apellidos, con las partículas, con los nombres compuestos que en un sitio van juntos y en otro separados, y con las fechas de países donde el calendario no es el gregoriano.
Ninguno de los documentos está mal. El problema aparece cuando hay que volcarlos todos al mismo formulario y hay que decidir cuál es el nombre bueno.
Dónde hace daño
En el requerimiento, cuando la oficina no da por acreditado que el del certificado de nacimiento y el del pasaporte son la misma persona. En la reagrupación, cuando el parentesco se acredita con un documento a nombre de alguien que se escribe distinto.
Y más adelante, en la cita, en el alta o en el banco, porque un dato que entró torcido al principio se arrastra por todo lo que viene detrás.
Lo sano es fijar el criterio al abrir el expediente, dejarlo escrito, y que todo el que toque ese expediente use el mismo. Suele ser el pasaporte, pero eso lo decides tú, no el último documento que llegó.
Qué hace ImmigraFlow con esto
- Al subir un documento, la IA lee los datos y los deja a la vista, con su nivel de confianza y el documento del que salen.
- Ningún dato leído se da por bueno solo: queda sin verificar hasta que una persona lo confirma.
- La ficha del cliente es una sola, y es la que rellena los formularios, así que se corrige en un sitio y sale corregido en todos.
Lo que no hace: No cruza los documentos entre sí. Si dos documentos escriben el nombre distinto, el último que se lee sustituye al anterior sin avisar de la discrepancia. Quien compara los documentos sigue siendo una persona; lo que evita es que el dato viva en cinco sitios a la vez.
Preguntas frecuentes
- ¿Avisa si dos documentos dicen cosas distintas?
- No. Guarda un valor por campo y por cliente, y la última lectura sustituye a la anterior. Está dicho aquí a propósito, porque un despacho que crea que hay un chivato de discrepancias es un despacho que deja de mirar.
- ¿Entonces para qué sirve que lea los documentos?
- Para no teclear lo mismo cuatro veces y para tener los datos donde hacen falta el día de rellenar el formulario. La lectura queda marcada como no verificada, con el documento de origen a mano para comprobarla.
- ¿Qué nombre conviene poner en el formulario?
- El criterio habitual es seguir el pasaporte, que es el documento de identidad con el que la persona se presenta, y acreditar aparte la equivalencia cuando otro documento la escribe de otra forma. Es una decisión del despacho, y conviene dejarla escrita en el expediente.