La lista de documentos sigue siendo la de la norma anterior
La hoja que se le da al cliente lleva años funcionando. Cambia la norma, y esa hoja empieza a pedir cosas que ya no hacen falta y a no pedir otras que ahora sí.
Las listas viven fuera de donde se trabaja
La lista de documentos suele ser un Word en una carpeta, o un correo que se reenvía desde hace años, o un PDF que alguien imprimió. Nada de eso tiene dueño ni fecha.
Cuando cambia la norma, alguien actualiza su copia. Las otras cuatro copias siguen circulando, y la que llega al cliente depende de quién le atendió.
El síntoma es el requerimiento: la oficina pide algo que el despacho no sabía que ahora se pedía.
Una lista por trámite, en el sitio donde se trabaja
Si la lista de requisitos vive dentro del expediente, actualizarla es actualizar una cosa. Y lo que ve el cliente es lo mismo que ve el despacho, no una copia.
Sobre la vigilancia de los cambios no hay atajo: alguien del despacho tiene que estar al tanto. Lo que se puede quitar es el trabajo de propagar el cambio a cinco sitios distintos.
Qué hace ImmigraFlow con esto
- Los tipos de trámite y sus requisitos los defines tú, y los cambias en un sitio.
- Cada expediente lleva su lista de requisitos con el estado de cada uno, y el cliente ve esa misma lista desde su portal.
- Desde cada requisito puedes consultar la norma sin salir del expediente y repasar lo que te conteste.
Lo que no hace: No vigila el boletín ni te avisa de que ha cambiado una norma, y no actualiza solo los expedientes ya abiertos con la lista anterior. Estar al día de la norma sigue siendo trabajo del despacho.
Preguntas frecuentes
- ¿Avisa de los cambios normativos?
- No. No vigila boletines ni publica alertas legales. Lo que evita es que un cambio que tú ya conoces tenga que copiarse a mano en cinco documentos distintos.
- ¿Puedo tener listas distintas por tipo de trámite?
- Sí. Los tipos de trámite y sus requisitos los define cada despacho, con sus fases y sus nombres.
- ¿Qué pasa con los expedientes ya abiertos?
- Siguen con la lista que tenían. El cambio aplica a los nuevos, así que conviene repasar los abiertos a mano cuando el cambio sea relevante.