Pedir documentos al cliente sin llegar al tercer recordatorio por el mismo papel
No es difícil, no es jurídico y no se cobra. Es escribir otra vez a alguien que ya sabe lo que tiene que mandar, y hacerlo con quince expedientes a la vez.
Es la partida grande del trabajo invisible
Por cada expediente que va justo de documentación, se van varios mensajes, alguna llamada y la cabeza de alguien acordándose de que había que insistir.
Y la peor parte no es el mensaje: es el acordarse. Saber a quién hay que perseguir esta semana, en quince expedientes, sin revisarlos uno a uno.
Lo que ayuda de verdad
Que el estado de cada requisito esté escrito, para no tener que abrir la carpeta y adivinar qué falta. Ahí está la mitad del trabajo.
Que el cliente pueda ver lo que falta sin preguntar, porque una parte de los recordatorios son en realidad clientes que no sabían si lo suyo había llegado.
Y que el mensaje se escriba desde el expediente y le llegue en su idioma, para que no haya que pasar por tres herramientas ni repetir la explicación.
Qué hace ImmigraFlow con esto
- La lista de requisitos del expediente tiene el estado de cada uno, así que se ve lo que falta sin abrir archivos.
- El cliente ve esa misma lista desde su portal y sube lo que le falta desde ahí.
- Le escribes desde el expediente y el mensaje le llega traducido a su idioma.
- Cada lunes sale el aviso de los expedientes que llevan días sin movimiento, que suelen ser justo estos.
Lo que no hace: No persigue al cliente indefinidamente. El recordatorio de documentos, si lo enciendes, son dos correos: a los tres días y a los siete. Lo que quita del medio es tener que averiguar a quién hay que mandárselo.
En qué plan: El aviso de expedientes parados entra desde Growth (199 €/mes). El resto de esta página, el recordatorio de documentos incluido, está en todos los planes.
Preguntas frecuentes
- ¿Hay recordatorios automáticos de documentos?
- Los hay, pero vienen apagados: escribirle a un cliente es una decisión del despacho, así que la tomas tú en los ajustes. Cuando lo enciendes, se le recuerda a los tres días y a los siete, solo de lo que pidas a partir de ese momento, y nunca a quien tenga los avisos apagados en su ficha.
- ¿Cómo sé a quién tengo que perseguir esta semana?
- Por el aviso de los lunes con los expedientes parados y por el estado de los requisitos, que se ve sin entrar a mirar carpetas.
- ¿Puedo escribirle en su idioma sin traducirlo yo?
- Sí. Escribes en castellano y el mensaje le llega traducido al idioma que tenga puesto.