No hay cita previa de extranjería: qué decirle al cliente y qué hace el programa
Todo preparado, el cliente avisado, y el hueco no aparece. Es el punto del trámite en el que el despacho queda peor ante el cliente y menos control tiene.
Lo malo es cómo se ve desde fuera
Para el cliente, la diferencia entre el despacho no ha hecho nada y no hay citas disponibles no existe. Lo único que ve es que pasan las semanas y su trámite sigue igual.
Y el despacho pierde tiempo dos veces: en intentar la cita, y en explicar por qué no hay cita a alguien que llama cada pocos días.
Qué decirle al cliente mientras no hay cita
Por escrito y el mismo día en que el expediente queda listo: que lo suyo está preparado, que lo que falta es la cita y que la cita no depende del despacho. Dicho con esas palabras, deja de pensar que su caso está parado en una mesa.
Qué tiene que tener a mano: el pasaporte, los originales y, si el trámite lo pide, el justificante de la tasa 790. Un hueco puede salir para dentro de pocos días, y no es el momento de buscar papeles.
Cuándo le vas a volver a escribir, aunque no haya novedades. Una frase como «te escribo en cuanto haya cita, y si no la hay, te escribo igual el viernes» evita muchas de las llamadas de esta fase.
Y si hay un plazo corriendo, como la huella de la TIE después de la concesión, conviene dejar constancia de cada intento de cita con su fecha. Si el plazo aprieta por falta de citas, es lo que permite explicar qué pasó.
Lo que se lleva por dentro
Que el expediente no figure como parado, sino esperando cita, con esa palabra. Una fase con nombre propio es lo que el cliente ve en su portal, y evita buena parte de las preguntas.
Que quede anotado cada intento, con su fecha. Sirve para el cliente y sirve para el propio despacho, que a veces no sabe cuántas veces se ha intentado ya.
«Pedir cita» desde el expediente, en prueba
Desde la ficha del expediente, «Pedir cita» hace que la extensión de Chrome de ImmigraFlow busque en la web de cita previa de extranjería y reserve una cita para ese cliente. Una cita por expediente, una búsqueda cada vez y a ritmo de persona, desde el Chrome del despacho, que tiene que estar abierto.
Cuando la web pide algo que solo puede hacer una persona, como la casilla «No soy un robot», el código que llega por SMS o el certificado digital, la extensión se para y te avisa, y ese paso lo haces tú.
Cuando sale, la cita queda guardada como un plazo del expediente, con la oficina, el día, la hora y el justificante, y te llega el aviso a ti y a quien administra el despacho.
Está en prueba y la activo yo, despacho a despacho. Si quieres probarla con tus expedientes, escríbeme.
Qué hace ImmigraFlow con esto
- Las fases del expediente las defines tú, con los nombres que usáis en el despacho, y el cliente ve esa misma fase en su portal: esperando cita, en vez de silencio.
- Los intentos y las gestiones se dejan anotados en el expediente, con su fecha.
- «Pedir cita» busca y reserva una cita por expediente con la extensión de ImmigraFlow, desde tu Chrome. Está en prueba: la activo despacho a despacho.
- La cita reservada entra en los plazos del expediente con su justificante, igual que cualquier otro plazo.
Lo que no hace: No crea huecos: si la web de cita previa no tiene citas, no las hay para nadie, tampoco para el programa. No pone por ti el código del SMS ni el certificado digital: cuando la web los pide, la extensión se para y los pones tú. Busca desde tu Chrome, así que con el ordenador apagado no busca. No vende ni revende citas, y puede que no funcione con todas las oficinas ni con todos los trámites. Y está en prueba: no la tiene todo el mundo.
En qué plan: «Pedir cita» está en prueba y todavía no va en ningún plan: la activo yo despacho a despacho. La extensión de ImmigraFlow, para rellenar formularios en la sede, va en todos los planes.
Preguntas frecuentes
- ¿Consigue citas ImmigraFlow?
- Con «Pedir cita», la extensión de ImmigraFlow busca y reserva una cita por expediente en la web de cita previa de extranjería, desde tu Chrome. Está en prueba y la activo despacho a despacho. No crea huecos: si no hay citas, no las consigue.
- ¿Qué le digo al cliente mientras no hay cita?
- Por escrito y el mismo día: que el expediente está listo, que falta la cita y que no depende del despacho, qué tiene que tener preparado cuando salga y cuándo le vas a volver a escribir aunque no haya novedades.
- ¿Tengo que estar delante mientras busca?
- No hace falta mirar la pantalla, pero Chrome tiene que estar abierto con la extensión y la sesión iniciada. Cuando la web pide el «No soy un robot», un código por SMS o el certificado digital, te avisa y ese paso lo haces tú.
- ¿Dónde queda la cita cuando sale?
- En los plazos del expediente, con la oficina, el día, la hora y el justificante, y te llega un aviso a ti y a quien administra el despacho.